¿Cómo elegir un proveedor de data room en 2022?

Para evitar pasar mucho tiempo buscando documentos o que estos terminen en las manos equivocadas, es mejor almacenar tu documentos empresariales altamente confidenciales en un data room.

¿Qué es un data room?

Los data rooms virtuales son la herramienta más utilizada actualmente y están sustituyendo las salas físicas, carpetas y papeles que han venido siendo reemplazadas por la tecnología. Como su nombre lo menciona, un data room es una plataforma que se utiliza para almacenar documentos sensibles, en especial cuando estás en proceso de levantar capital, haciendo un Due Diligence o participando en rondas. Son virtuales porque permiten el acceso desde cualquier lugar, siempre y cuando haya conexión a Internet.  

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Es de gran utilidad para las operaciones de una empresa, que necesita la colaboración o manipulación de varios departamentos de la compañía. 

Sin embargo, elegir la sala de datos virtuales que mejor se adapte a tu negocio es una tarea que debe hacerse con precaución, ya que estás cargando documentos de suma importancia. Antes de buscar el proveedor, ten en cuenta las siguientes recomendaciones.

Habilidades relacionadas con tecnología

Haciendo un balance sobre las capacidades tecnológicas de tus colaboradores, socios o integrantes de tu empresa, podrás definir algunos criterios del data room, por ejemplo, si no todos en tu equipo son expertos en tecnología, vas a necesitar uno más intuitivo.

Identifica las necesidades

El data room es un lugar seguro para almacenar la información de tu compañía, es su función principal, sin embargo, existen herramientas que permiten una optimización del servicio, como por ejemplo funciones que agilizan procesos, una mejor diligencia y otras funciones de gestión importantes.

Para este punto debes tener en cuenta varios aspectos, uno de ellos es el almacenamiento, ¿cuánto espacio requieres? Si eres una empresa pequeña o apenas estás empezando la documentación no será del tamaño de una compañía que lleva guardando documentos por años. 

Las siguientes preguntas te ayudarán a enfocarte en las necesidades:

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1-¿Cuánto almacenamiento buscas?

2-¿Qué tipo de archivos vas a almacenar?

3-¿De cuánto es tu presupuesto?

4-¿Cuántos usuarios la utilizarán?

5-¿Quién va a migrar la documentación? (En caso de no hacer esto desde el principio)

Accesibilidad

Elige herramientas con funciones de gestión de documentos. Algunos permiten no solo almacenar documentos y archivos, sino que también incluyen búsqueda en el texto, visor de documentos y Excel integrado, diferentes filtros y más.

 Es importante que estén protegidos en la nube, pero también que dentro de sus funcionalidades esté no solo “lectura", sino que también puedas compartir un documento con un socio, colaborador u otra persona de la empresa, pero también restringir parte de ese documento a externos para evitar circulación de información no debida.

Compara los proveedores

En Internet puedes conseguir todo tipo de proveedores, consulta los precios, reseñas y comparaciones de los principales proveedores de salas de datos virtuales. 

Cabe resaltar que Hack Tu Startup no tiene ninguna preferencia con estos proveedores, son solo algunos referentes para que puedas evaluar los servicios. 

Ideals

 Es óptimo para proyectos pequeños a grandes. Cuentan con un soporte 24/7/365 por expertos en salas de datos y tienen prueba gratuita por 30 días.

Intralinks

 Este es perfecto para medianas y grandes empresas. Tienen prueba gratuita también de 30 días y su soporte es por diferentes canales como: teléfono, correo y chat.

 Sitio de datos de Merrill

 Funciona para medianas y grandes empresas. Tienen el demo disponible para los usuarios. Su soporte es por teléfono en el idioma local. 

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